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Projet du Dossier Santé Numérique : Suivi des travaux de mise en œuvre au CIUSSS NIM
Le projet du Dossier santé numérique (DSN) est l’un des projets phares du Plan santé pour moderniser le système de santé et des services sociaux. Cette implantation fournira un dossier unique pour chaque usager et permettra un accès sécurisé à des informations fiables et au bon moment dans la trajectoire de soins.
Il facilitera la prise en charge par la population de leurs soins et services, améliorera l’expérience des usagers, et optimisera l’efficacité des professionnels de la santé par une transformation profonde des pratiques.
Défier le statu quo, travailler de manière agile et innover font partie des principes directeurs sur lesquels le CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal s’appuie pour mener à bien ce projet. Cet article propose un partage d’apprentissages et d’expériences qui met de l’avant une approche intégrée et une gouvernance projet solide.
Un positionnement stratégique et une gouvernance forte
L’implantation du DSN requiert une mobilisation importante du personnel du CIUSSS NIM. C’est pourquoi il était essentiel de positionner ce projet comme priorité pour notre organisation. Dans cette perspective, une réflexion organisationnelle a conduit à la création d’une direction de la transformation et de la santé numérique. Son rôle est de diriger la transformation numérique des pratiques cliniques afin d’améliorer la santé et le bien-être des usagers et l’expérience des utilisateurs. Cette équipe formée d’experts en gestion de projet, pratiques cliniques, technologies et valorisation de données s’affaire à décortiquer et à coordonner efficacement les efforts, alliant les meilleures pratiques dans chacun de ces domaines.
En parallèle, une gouvernance projet a été mise en place pour assurer une prise de décision agile et une mobilisation organisationnelle. Elle repose sur un comité directeur hebdomadaire et dédié au DSN et sur plusieurs comités spécialisés (clinique, technologique, bénéfices, formation, gestion du changement et communication et plusieurs autres).
L’avancement des travaux
Le travail intégré et rigoureux des équipes de gestion de projet, clinique et technologique se reflète dans une documentation standardisée des lots de travail en s’appuyant sur le découpage du Centre d’expertise DSN, les travaux du fournisseur du DSN et les expériences antérieures de déploiement. La phase de planification a permis de brosser le portrait le plus complet possible de la situation actuelle de notre CIUSSS, notamment les cartographies des flux de travail, systèmes actuels, l’inventaire de nos installations, et documents encadrant les pratiques (politiques, procédures, formulaires, ordonnances).
Avec l’arrivée du fournisseur en janvier 2024, l’équipe projet du CIUSSS NIM a obtenu une plus grande précision des grandes étapes du projet d’implantation du DSN (voir figure 1) cette approche intégrée a permis d’améliorer la compréhension des livrables et l’implantation de nouveaux processus de travail au fur et à mesure des travaux. En novembre 2024, la phase de conception et de configuration de la Solution provinciale touche à sa fin, avec une participation active de notre organisation aux groupes de travail provinciaux, réunissant des participants des établissements du Québec pour prendre des décisions clés.
De la conception provinciale à l’opérationnalisation sur le terrain
Plus de 9000 décisions sont attendues afin de configurer le DSN selon la réalité de travail des équipes québécoises. Notre équipe a développé une méthode d’analyse de l’impact des décisions sur les pratiques dans les différents secteurs sous sa gouverne en utilisant un formulaire testé avec certains participants des groupes de travail. Celui-ci permet d’identifier les secteurs concernés par les décisions et d’évaluer l’impact de celles-ci sur les humains, les processus et les technologies. Les résultats sont ensuite partagés avec les directions, qui doivent finaliser leur analyse, prioriser et mettre en œuvre les actions auprès de leurs équipes. Cette prise en compte des décisions permet aux directions d’entamer une gestion du changement concrète auprès de leurs équipes et de favoriser l’adhésion au DSN.
Gestion du changement et communications
Le développement des compétences numériques des gestionnaires et employés a été mis en priorité, avec la mise en place d’une certification adaptée selon le poste occupé. Un sondage a permis d’évaluer le niveau de compétences numériques des équipes et les gestionnaires ont été chargés de promouvoir l’utilisation d’outils numériques au quotidien. Des ressources et formations ont également été mises à disposition pour soutenir le développement des compétences numériques.
La stratégie de communication interne repose d’abord sur la transparence et l’information à chaque étape clé du projet. Des canaux variés notamment une infolettre et un site Web sont utilisés pour rejoindre le personnel. Des tournées de communication virtuelles et sur le terrain sont également organisées pour rejoindre les équipes (voir figure 2). L’objectif : mobiliser et obtenir l’adhésion des médecins, employés et gestionnaires, élément central au succès du projet.
Préparation des utilisateurs et du système
En 2025, les travaux préparatoires à la mise en production s’accéléreront et nécessiteront une vigie accrue de notre approche intégrée projet, clinique et technologique. L’équipe du DSN poursuivra à s’inspirer de son principe directeur qui lui a bien servi jusqu’à maintenant: oser se lancer et innover!