Révolutionner le processus des audits : l’impact des technologies innovantes

Diane Brault, Adjointe au directeur des soins infirmiers : Prévention et contrôle des infections – Programme Magnet – Pratique professionnelle, Direction des soins infirmiers, CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal, Hôpital général juif

Samrithera Chong, Conseillère cadre en soins infirmiers : Qualité des soins, formation et pratiques professionnelles, Direction des soins infirmiers, CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal, Hôpital général juif

Marc-André Reid, Chef de l’information infirmière, Direction des soins infirmiers, CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal, Hôpital général juif

Sixtine Assalé, Spécialiste en procédés administratifs : Gestion de projet, Direction des soins infirmiers, CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal, Hôpital général juif

Révolutionner le processus des audits : l’impact des technologies innovantes

La Direction des soins infirmiers (DSI) du Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal (CCOMTL) travaille sur un projet novateur visant à améliorer la transparence, l’accessibilité et la valorisation des données de soins. Ce projet s’inscrit pleinement dans une vision d’amélioration continue, en valorisant la collaboration entre les différentes parties prenantes, soit les gestionnaires, les professionnels de la santé, les usagers et les experts techniques.

Le processus d’audit, autrefois chronophage et laborieux, a également été modernisé. Désormais, les audits sont informatisés via Microsoft Forms, et les données sont automatiquement compilées dans Microsoft Excel avant d’être intégrées au logiciel Microsoft Power BI. En s’appuyant sur les technologies numériques, ce projet introduit des tableaux de bord virtuels et interactifs. Ce flux de travail automatisé permet aux auditeurs de gagner du temps en éliminant la nécessité d’analyser des données et de créer des rapports. De même, ce gain de temps bénéficie aux gestionnaires qui ont désormais un accès direct aux tableaux de bord, projetés dans la salle de pilotage tactique et virtuelle de la DSI (voir image 1), à partir de tout appareil électronique, en tout temps et en tout lieu. Cet accès simplifié et immédiat aux données favorise une prise de décision plus rapide et flexible des gestionnaires.

En accord avec sa vision, la DSI a démocratisé l’accès aux tableaux de bord. Ces derniers sont déployés sur des écrans dans chaque unité de soins ainsi que dans certaines cliniques relevant de la DSI (voir image 2). Cela offre l’opportunité à tout le personnel infirmier, à l’équipe interdisciplinaire et aux usagers d’accéder facilement aux résultats sur la performance des soins et la qualité des services. De plus, ces tableaux de bord servent de médium pour communiquer les valeurs et la mission du CCOMTL, favorisant une culture de transparence au sein de l’institution (voir image 3). De surcroît, le personnel infirmier et l’équipe interdisciplinaire, plus conscients de la performance de leur unité ou clinique, peuvent contribuer à l’élaboration des actions correctives afin d’améliorer en continu leurs pratiques.

Dans le cadre de ce projet, diverses parties prenantes, avec des qualités et expertises variées, ont été impliquées et mobilisées tout au long du processus : la Direction de la qualité, transformation, évaluation, valeur, éthique clinique et organisationnelle (DQTEVE) et des Soins virtuels, la Direction de la santé numérique, les spécialistes en communication du CCOMTL, la Direction des ressources informationnelles ainsi que des usagers partenaires. Grâce à leur contribution, les tableaux de bord ont été conçus pour être intuitifs et accessibles, garantissant une présentation des données adaptée aux besoins du personnel et des usagers et de leurs familles. De plus, tous les gestionnaires des unités et cliniques visées par ce projet ont été sollicités afin d’obtenir leurs rétroactions sur le travail réalisé dans le cadre de la conception des tableaux de bord. En s’appuyant sur leurs suggestions et recommandations, nous avons intégré les modifications essentielles au produit final. En outre, la collaboration entre les usagers et les professionnels de la santé contribue à renforcer la confiance des usagers envers l’institution, en mettant l’accent sur l’amélioration continue et la transparence des soins. En offrant des informations accessibles et en impliquant les usagers dans les discussions autour de leur santé, la DSI renforce l’engagement des usagers dans leur propre parcours de soins. Cela favorise une expérience plus positive et collaborative. Ce projet aspire à créer un environnement où la transparence et la communication ouverte sont au cœur de la relation usager-soignant, contribuant à améliorer à la fois la qualité des soins et la satisfaction des usagers. L’approche proactive de la DSI en matière d’analyse des données et de gestion des soins contribue ainsi à renforcer l’excellence des services offerts et à garantir que chaque patient reçoive des soins de qualité supérieure, basés sur des preuves et des analyses solides.

Afin de mesurer l’impact des tableaux de bord sur l’expérience des usagers, un sondage a été réalisé. Bien que les usagers et les professionnels de la santé aient exprimé une appréciation générale pour la transparence de l’hôpital, les résultats ont révélé que la majorité de usagers n’avaient pas encore consulté les tableaux de bord. Cela s’explique principalement par un manque de visibilité des écrans ou d’une attention portée sur leur état de santé lors de leur visite.  Pour pallier ce manque, la promotion des tableaux de bord a été rajoutée à une vidéo existante, pour les usagers, visant à encourager la prise de décision partagée. Cette vidéo invite les usagers à s’impliquer activement dans leurs soins, outillant les professionnels de la santé pour leurs interventions en partageant leur état de santé, leur expérience et leurs préoccupations. Cette initiative vise à sensibiliser les usagers à l’importance des tableaux de bord et à les impliquer dans les discussions autour de leur santé.

Dans les prochains mois, la DSI prévoit optimiser l’utilisation des tableaux de bord en élargissant la liste d’indicateurs clés diffusés.

Exergue proposé par les auteurs :

L’amélioration de la qualité des soins infirmiers est au cœur de la Direction des soins infirmiers du CISSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal. […] Malgré nos efforts, garder l’engagement des équipes à long terme demeurait un défi constant. Pour remédier à cette situation, nous avons créé un processus pour que les résultats d’audits soient accessibles à tous et entraînent la mise place des plans d’action.

• Image 1 : Page de la salle de pilotage présentant les résultats rapportés par le patient, un indicateur des Soins de santé fondés sur la valeur.
• Image 2 : Page du tableau de bord de l’unité de médecine familiale présentant ses résultats pour les quatre indicateurs clés de la DSI.
• Image 3 : Page du tableau de bord de l’unité de médecine familiale présentant son équipe ainsi que les valeurs et la mission du CCOMTL.