Le CHSLD Villa Les Tilleuls, un établissement privé non conventionné de 70 lits situé à Laval, a entrepris il y a quelques années une démarche d’informatisation clinique de tous ses processus de soins, démarche qui s’est complétée en janvier 2020 par la mise en place du dossier médical électronique du médecin responsable de tous les patients de la résidence.
Cette aventure a débuté en 2017 lorsque Jean Fratelli, un vieux routier du réseau de la santé spécialisé en biologie médicale et en technologies de l’information, faisait équipe avec son frère André Fratelli, propriétaire de quatre établissements destinés à l’hébergement de clientèles diverses, dont un CHSLD privé, La Villa Les Tilleuls. Avec la collaboration de Yolaine Lapointe, avec qui ils avaient déjà réalisé des projets majeurs et innovateurs pour la Régie de l’Assurance maladie du Québec (RAMQ), les Régies régionales de la santé de Laval, de Chaudière-Appalaches et du Nunavik, ils entreprirent de documenter tous les processus de soins et d’identifier les différents fournisseurs d’appareils biomédicaux susceptibles de répondre à ces besoins.
Le projet s’est mis en place avec l’hypothèse qu’une plateforme bien conçue qui permettait d’intégrer tous les outils cliniques utilisés par le personnel soignant serait en mesure de dégager des bénéfices importants en termes d’efficacité, d’économie de temps et de qualité des services au résident. Sans aucun financement public, M. André Fratelli, président-directeur général, a décidé d’investir dans l’innovation clinique et d’embarquer dans l’aventure de la transformation numérique de son organisation. Il a aussi fallu investir, au sens, de mettre les ressources requises disponibles pour un CHSLD privé non conventionné, sans aucune subvention (équipements, services professionnels, formation, etc.). Ce n’est pas très courant, il fallait croire à un retour sur l’investissement.
La saisie des données cliniques est un des facteurs les plus importants pour assurer un continuum de soins adéquat. Mais c’est aussi une des activités qui demande beaucoup de temps et de précision, et qui est susceptible de générer des erreurs pouvant mettre en danger la santé des résidents. C’est donc avec ce souci en tête qu’il a été décidé d’automatiser la cueillette de ces données, en dotant les employés de téléphones intelligents reliés par réseau Wi-Fi à un serveur sécurisé. Depuis ce temps, l’enregistrement des données se fait automatiquement au dossier du résident, accessible en tout temps par les professionnels autorisés à y accéder.
Le dossier clinique du résident, les routes de travail des préposées, l’enregistrement des signes vitaux, l’administration des médicaments et d’autres processus cliniques et de travail ont été optimisés et informatisés pour l’ensemble de l’équipe de soins et toute l’équipe interdisciplinaire, incluant les professionnels du CISSS de Laval. Un dossier médical électronique est disponible pour chaque résident, le médecin peut y accéder à distance et en temps réel, 24/7. Il peut faire des requêtes d’examen électronique et recevoir les résultats de laboratoire le jour même. Le médecin fait aussi ses prescriptions à la pharmacie de façon électronique. Le continuum de soins intègre le lien avec la pharmacie partenaire robotisée qui dispense la médication à tous les résidents, ce qui a permis de réaliser le circuit du médicament 100% numérique. Ce CHSLD opère complètement sans papier au chapitre des soins et services aux résidents.
Revaloriser le travail des préposés aux bénéfices
Un autre effet bénéfique insoupçonné et inattendu a été de « valoriser » la fonction de préposé aux bénéficiaires en donnant des outils qui permettent d’accomplir ce travail plus efficacement et de manière plus sécuritaire. Le téléphone intelligent rend le travail plus fluide, et le fait de pouvoir consigner chacune des tâches offre un sentiment de confiance et d’accomplissement.
De plus, le fait d’être en réseau avec les autres membres de l’équipe de soins permet une circulation plus rapide de l’information tout en créant un sentiment d’appartenance et de confiance entre les employés et la direction.
Les données empiriques recueillies depuis l’implantation de ces systèmes ont démontré que ces outils numériques ont permis d’accomplir certaines tâches cinq fois plus rapidement qu’auparavant, ce qui libère un temps précieux qui peut être consacré aux relations avec les résidents.
Une vidéo convaincante
L’informatisation des soins en CHSLD est déjà une réalité, ce qui a offert des atouts inédits en période de pandémie de coronavirus. En ce siècle de l’image et des écrans, il a donc été convenu de documenter cette expérience en utilisant la vidéo pour recueillir les témoignages des employés, ce qui a conduit à identifier empiriquement diverses variables qui ont contribué à une meilleure gestion de crise de la COIVD-19. Il est aussi possible de visionner les vidéos suivantes :
Un CHSLD numérique face à la pandémie 2020 – (VLT COVID-19)
Un projet d’optimisation clinique au bénéfice du résident, 2020
L’avantage du numérique en temps de pandémie
Tous les processus étant maintenant numériques, il était donc possible pour les gestionnaires d’administrer à distance et de permettre le télétravail, ce qui s’est avéré d’une grande utilité lorsque la pandémie de la COVID-19 a frappé le Québec.
L’élimination du papier comme vecteur de transmission du virus est aussi considérée comme un effet collatéral bénéfique, de même que l’utilisation du téléphone intelligent comme un moyen efficace de communication et de distanciation physique entre les employés.
Le personnel externe dépêché sur les lieux pour venir en aide à cause du manque de personnel devient rapidement fonctionnel après une rapide formation, ce qui contribue à offrir des soins et services aux résidents mieux adaptés et plus sécuritaires. De plus, le plan des mesures de protection et de contrôle des infections mis en place par Stefano Tedeschi, directeur général de la Villa Les Tilleuls, a permis de structurer l’environnement et le système d’information est devenu la plaque tournante des communications rapides des protocoles sur la COVID-19 et des nombreux changements rapides des consignes de prévention et contrôle des infections (PCI) pour tout le personnel.
En combinant tous ces facteurs, la Villa Les Tilleuls est parvenue à passer la première vague de la pandémie avec un taux de mortalité très faible se situant autour de 4%, un des meilleurs taux sur le territoire du CISSS de Laval, où le virus a frappé de façon très sérieuse.
Villa des Tilleuls, prête à relever de nouveaux défis
Le CHSLD Villa Les Tilleuls est en mesure de permettre à une clientèle actuellement hébergée ou en attente d’hébergement à Laval de bénéficier d’un environnement physique et clinique optimisé intégrant un milieu de vie hautement sécuritaire à proximité de leur lieu de résidence. Les autorités du CHSLD envisagent de mettre de l’avant un projet d’agrandissement de l’établissement selon les attentes du MSSS, du CISSS de Laval en s’inspirant de la philosophie des Maisons des aînés. Ainsi, Villa Les Tilleuls dispose d’une équipe mobilisée porteuse d’un projet d’innovation clinique sans oublier la disponibilité d’un terrain et des infrastructures nécessaires à la concrétisation d’un tel projet. Ce projet pourra contribuer à résorber la liste d’attente à Laval pour une place en CHSLD.
Comme on l’entend sur de nombreuses tribunes, la population demande au MSSS et au CISSS d’améliorer les soins et les services en CHSLD au Québec, notamment à Laval qui a durement éprouvée par la pandémie. Heureusement, le gouvernement Legault a pour projet de conventionner les CHSLD privés non conventionnés en établissement privé conventionné (EPC). Villa des Tilleuls est disposée à entreprendre ce virage déjà amorcé, du moins au point de vue de la qualité des soins et de la sécurité. L’établissement est même ouvert à s’engager dans le projet du MSSS, qui réserve 20 % du nombre de nouvelles places en Maisons des aînés à construire en mode EPC.
D’ici là, il importe de remercier toutes les personnes qui ont contribué de près ou de loin à rendre le CHSLD Villa Les Tilleuls le premier établissement numérique. Sans l’apport des employés, de partenaires et de professionnels du CISSS de Laval, cette innovation au profit de la qualité et de la sécurité des résidents et de leurs proches n’aurait pas été possible.
Grâce à eux c’est maintenant une réalité qui cherche à grandir encore davantage, par le biais d’ajouts technologiques qui seront également utiles aux résidents et leurs proches, et à l’éventuel projet d’agrandissement du CHSLD afin de pouvoir de desservir davantage de clients à Laval, dans un environnement de qualité et en toute sécurité.